Hal-hal yang harus diurus sebelum memulai studi PhD di Australia

Setelah sekian lama tidak menulis karena Sibuk (*sitik-sitik bubuk), alhamdulillah saya ada waktu dan mood untuk menulis lagi. Berikut adalah tulisan sebelumnya tentang hal-hal yang perlu di urus setelah sampai di Australia (seperti lapor diri, buat akun bank, beli simcard, beli go card/kartu transportasi, dan sebagainya yang berkaitan dengan kehidupan di Australia, khususnya Brisbane).

Untuk tulisan kali ini, saya ingin menulis mengenai hal-hal apa saja yang terkait dengan studi/kampus yang harus di urus setelah sampai di Australia, dalam hal ini khususnya di The University of Queensland. Tapi saya rasa ini akan sama di kampus manapun (kampus Australia) karena mereka punya standard CommonWealth. Jadi InsyaAllah bagi yang tertarik untuk studi di Australia, ini bisa jadi salah satu referensinya.

Tapi yang perlu diketahui, untuk kasus saya ini adalah studi PhD/S3, jadi bagi yang studi S2/master pasti sedikit berbeda. Baik, begini apa saja dan langkah-langkahnya yang perlu dilakukan untuk mulai studi di UQ.

Model S3 di sini per research quarter (RQ), satu tahun ada 4 research quarter, silahkan bisa dilihat di gambar di bawah ini:

LoA saya tadinya RQ3 tapi karena ada satu lain hal, saya request defer ke RQ4, jadi sesuai dengan tanggal untuk RQ4 itu mulai studinya Oktober, nah maksimal commencement date itu tgl 14 Oktober. Jadi saya bisa datang kapan saja sebelum tanggal 14 Oktober.

Setelah sampai di UQ, saya kontak RHD (Research Higher Degree) admin, dan menyampaikan bahwa saya sudah sampai di UQ, oya.. dari Bandara Brisbane ke UQ ada fasilitas penjemputan gratis juga lho, tapi harus daftar dulu, lumayan lho kalau pakai taksi ongkosnya bisa 80 AUD. Intinya, jangan datang mepet kan, tentu harus ngurus tempat tinggal dan sebagainya kan? buat akun bank, dan keperluan lainnya seperti di tulisan saya sebelumnya.

Setelah kontak dg RHD admin, nanti akan dikirimi email terkait dengan jadwal induksinya kapan, kebetulan oktober 2017 ini, tgl 1 nya hari sabtu, tanggal 2 minggu, tanggal 3 hari libur Queensland. Jadi  induksinya hari selasa tanggal 4 Oktober. Kita nanti ditempatkan di satu ruangan bareng-bareng dengan calon mahasiswa PhD yang lain tapi masih dalam satu school. Di situ diterangkan mengenai banyak hal, dari mulai bagaimana sistem PhD di sini dan sebagainya. Intinya yang diterangkan di induksi itu kurang lebih bisa dibaca di sini (UQ get started)

Semuanya sudah lengkap dari mulai apa saja yang harus dilakukan di minggu pertama, bulan pertama, tahun pertama dan sebagainya. PhD di sini dibagi jadi 3 periode, yang pertama yaitu setelah commencement sampai satu tahun pertama. Di akhir tahun pertama ada “konfirmasi” di sinilah nanti kami di sidang terbuka ada panelisnya, menyampaikan apa saja yang sudah dilakukan selama satu tahun dan apa saja yang mau dilakukan kedepan. Jadi nanti publik juga bisa bertanya, dan nanti akan dinilai apakah layak dinyatakan sebagai PhD candidate apa tidak, kalau tidak lolos gimana? ya ngulang konfirmasinya hehe. Kalau lolos, alhamdulillah, akan resmi jadi PhD candidate. Setelah itu nanti ada “mid-term” yaitu di akhir tahun kedua, sama, sidang lagi, nanti apakah layak untuk lanjut ke step berikutnya apa tidak. Dan yang terakhir nanti di akhir tahun ketiga adalah “thesis review” di sini nanti dibahas thesis PhD nya ini layak untuk di submit apa tidak, setelah thesis review biasanya ada waktu 3 sampai 6 bulan untuk memperbaiki thesisnya, kemudian setelah itu submit thesis ke graduate school. Nanti graduate school akan mengirimkan thesis itu ke reviewer yang mana reviewernya dari kampus TOP lain di dunia atau dari company TOP dunia, misal temen saya kemaren thesisnya di review oleh Prof di Cambridge sama satunya lagi reviewernya adalah engineer di salah satu perusahaan besar di German. Nanti tinggal tunggu saja respon dari reviewer apakah layak apa tidak. Ini yang jadi penentu lulus PhD apa tidak hehe. Kalau perlu revisi ya direvisi, dan semoga besok kedepan saya lancar amiin. Jadi selama ini di UQ tidak ada sidang thesis doktoral terbuka gitu tidak ada, tapi ya tadi ada konfirmasi, mid-term, sama thesis review. Kabarnya nanti akan ada sidang terbuka terakhir gitu, tapi saya belum tahu itu benar apa tidak. Setelah diterangkan panjang lebar seperti di atas ini ketika induksi, kemudian kita diminta untuk mengisi commencement form, yang mana nanti setelah submit berarti resmi jadi mahasiswa UQ.

Wah malah ngelanjur njelasin panjang lebar, oke. Intinya setelah commencement, berarti resmi jadi student di UQ.

  1. Langkah selanjutnya adalah menunggu email, biasanya tidak sampai lebih dari tiga hari kerja. Di email itu nanti ada akun username dan password sementara, untuk student mail (@uq.net.au) dan kalau mahasiswa S3 nanti dapat email staff juga (@uq.edu.au). Setelah dapat student email, nanti login di my-SI-net dan melengkapi data di situ, termasuk data yang WAJIB dilengkapi adalah nomor HP dan alamat di Australia.
  2. Setelah, data di my-SI-net sudah lengkap tinggal datang saja ke building tempat mengurus student card, semua informasi yang di email ke kita itu lengkap, dari mulai pengurusan apa saja termasuk dimana mengurus student card. Tinggal datang aja dan tidak sampai 2 menit kok, wong tinggal duduk, difoto dan langsung jadi student cardnya.
  3. Setelah jadi student cardnya, nah bisa apply concession buat go-cardnya, jadi lumayan kan dapat diskon 50 % untuk naik bus, ferry, kereta dan sebagainya.
  4. Oya jangan lupa OSHC card, kartu asuransi, ini bisa diurus setelah kita dapat alamat permanen di australia, ya alamat rumah, tinggal login aja ke website allianz karena UQ bekerjasama dg perusahaan itu. Udah tinggal login pakai akun student UQ dan password tanggal lahir, nanti password bisa diganti, di website tersebut tinggal lengkapi data, termasuk nomor australia, dan alamat lengkapnya. Kemudian request OSHC card, nanti kartu akan dikirim ke rumah maksimal 5 hari kerja.
  5. Di my-Si-net juga nanti akan terlihat tagihan-tagihan apa saja yang harus dibayar dan log pembayaran apa saja yang sudah dibayar, jadi bagi yang dapat scholarship nanti dilihat saja di lognya, kelihatan sudah bayar belum untuk RQ ini. Nah salah satu yang harus dibayar oleh student adalah biaya Student Services Amenities Fee (SSAF) dan itu tiap RQ harus bayar, nomilanya sekitar 70an AUD. Oya ini bisa di reimburse ke scholarship provider. 

Nah bagian ini nih yang menurut saya luar biasa dan harus di contoh oleh kampus-kampus di Indonesia:

  1. Ketika Induksi nanti kita akan dibagikan formulir OHS (Occupational Health and Service) karena memang safety itu yang paling utama, jadi nanti formulir OHS itu di isi bareng-bareng sama supervisor, termasuk nanti diajak jalan-jalan di lorong building, ngeliatin dimana pemadam api, dan sebagainya. Setelah itu mahasiswa juga wajib mengerjakan tiga modul OHS secara online (soalnya pilihan ganda), dan harus lulus minimal 80 %. Tiga modul itu: General workplace safety, Fire safety, dan Code of Conduct. Oya kalau tidak lulus, bisa diulang sampai tidak ada batasnya yang penting bisa lolos lebih dari atau sama dengan 80%
  2. Selain itu juga ada Workerlist, yang mana juga diisi bareng sama supervisor, jadi kalau yang bekerja nanti ada kaitannya dengan animal, atau dengan manusia, nanti sama supervisor bakal ditanya udah paham belum ethic kerja/penelitian di bidang ini. Kalau saya krn jurusannya Computer jadi ya ndak ribet-ribet amat.
  3. Yang paling keren adalah, Research and integrity module, nanti di my-SInet ada modul yang harus dikerjakan, ada dua modul sih, yang pertama isinya quiz  yang cukup mudah untuk dikerjakan, topiknya tentang plagiarism, bagaiman cara mengutip, apa saja yang termasuk plagiarisme, sanksi apa saja yang akan didapat jika ketahuan menjiplak, apa itu kolaborasi dalam penelitian, apa bedanya kolaborasi dan kolusi, sanksi apa saja yang akan didapat jika melakukan kolusi dalam penelitian bersama. Nah yang pertama ini saya sudah lulus karena cukup mudah. Yang kedua, itu yang versi panjang termasuk disitu materi tentang research ethic and code of conduct yang banyak banget materinya yang harus dibaca. Ketentuannya juga sama minimal 80% baru bisa lulus, dan kalau yang kedua ini sifatnya wajib seperti OHS module yang tiga di atas.
  4. Setelah semuanya selesai, nanti akan dapat email untuk hadir orientasi, biasanya sebulan setelah commencement date, orientasi saya besok insyaAllah tanggal 14 November 2017.
  5. Ini RHD checklist, jadi bisa dilihat apa saja yang harus dilakukan di minggu pertama, bulan pertama, dengan checklistnya

Yang terakhir, biasanya butuh maksimal 1 minggu dari commencement bagi mahasiswa S3/PhD untuk dapat office, yaitu meja kerja beserta seperangkat komputer. Saya baru dapat sekitar minggu ke dua bulan Oktober. Selain itu student card kita juga sudah otomatis bisa buat buka pintu office. Oya modelnya juga tiap school ada share dapur(isinya standard, meja kursi tempat makan, microwave, pembuat copi, kulkas dan sebagainya), ada beberapa ruang share printer (printer room), dan student card kita otomatis diberi akses ke beberapa ruangan yang memang kita punya akses. School saya ITEE, yaitu di building 78, persis di samping UQ lake, jadi saya kalau berdiri liat jendela pemandangannya masyaAllah…  gambar dibawah ini pemandangan dari jendela meja saya.

Mungkin sekian dulu tulisan saya, semoga bisa bermanfaat, bagi yang males baca mau tahu tentang studi di Australia, saya ada nih videonya… silahkan bisa disaksikan



=============================

Bagi yg tertarik dengan tulisan saya mengenai

  1. Study di Australia [Silahkan akses ke halaman ini]
  2. Traveling alias jalan2 di Australia termasuk tempat-tempat yg harus dikunjungi [Silahkan akses ke halaman ini]
  3. Vlog tentang Kuliah/Beasiswa di Australia dan di Korea, ttg jalan-jalan kami baik di Australia dan Korea [Silahkan akses ke channel Youtube kami: Alkwangju]

Dua halaman diatas adalah kumpulan tulisan-tulisan saya ttg study dan traveling di Australia. Semoga bermanfaat!



Perjalanan ke Australia

Di tulisan ini saya akan berbagi pengalaman pertama saya ke Australia yaitu brangkat untuk S3 saya di The University of Queensland.

Dulu saya memang tidak memilih untuk kuliah di Perth, Sydney, atau Melbourne tapi memilih di Brisbane karena beberapa hal, ya yang pertama jelas dapat Profnya di UQ di Brisbane, selain itu setelah review-review untuk kondisi cuaca di Australia sih memang paling enak di Brisbane yaitu tidak terlalu ekstream. Dulu saya waktu belum pernah melihat salju, wah rasanya pingin sekali lihat salju. Dulu saya brangkat ke Korea untuk S2 saya September 2013 yaitu di sana pas musim gugur (fall), pemandangan yang sangat indah, dan saya berharap cepat-cepat winter agar bisa main dengan salju dan memang terbukti sekarang saya lancar sekali bermain snowboard hehe.

Kalau mau lihat salju di Korea silahkan bisa menikmati video winter terakhir saya di Korea di bawah ini.

Tapi ternyata salju itu enak dipandang tapi tidak enak dirasa, itu menurut saya sih. Dinginnya minta ampun, kulit saya pecah pecah, telinga harus ditutup penutup, dan yang jelas malas untuk beraktifitas, maunya di dalam ruangan yang ada pemanasnya, sambil tiduran, streamingan, dan selimutan haha.

Eh malah ngomongin winter di negeri orang jadinya. Intinya setelah saya baca-baca Brisbane untuk cuaca tidak terlalu ekstream dibanding 4 kota di Australia yang sudah saya sebutkan di atas.

Kembali ke topik, sebelum berangkat saya sudah siap-siap belanja berbagai keperluan ya seperti pasta gigi, sabun cair, deodoran, shampoo, yang banyak, yang jelas beli Koper baru. Saya terbang menggunakan maskapai Qantas (CGK- Sydney (transit) – BNE (Brisbane)) dan karena visa saya student jadi saya dapat bagasi 40 kg.

Bagi teman-teman yang mau ke Australia dan untuk pertama kalinya harap untuk memperhatikan barang-barang bawaan. Satu hari sebelum saya berangkat saya mau dimasakin rendang dan kering tempe untuk dibawa di koper, sebelum-sebelumnya saya memang sudah googling juga perihal BARANG-BARANG YANG TIDAK BOLEH DI BAWA KE AUSTRALIA. Rendang masuk ke dalamnya, sebenarnya tak apa sih bawa rendang asal dalam kemasan industri yaitu dalam kaleng dan tidak berbau. Makanan boleh dibawa tapi harus dalam kemasan industri.

Jadi isi koper (bagasi) saya diantaranya adalah:

  1. Baju keperluan sehari-hari termasuk sprei, selimut, kaos kaki, sajadah, dkk
  2. Peralatan mandi (sabun, shampoo, pasta gigi, sikat gigi) jumlahnya banyak hehe
  3. Deodoran, parfum, minyak rambut dkk (dalam jumlah banyak)
  4. Peralatan makan minum (bawa secukupnya)
  5. Makanan (di sini saya tidak bawah makanan tapi bumbu-bumbu yaitu bumbu instan, saus, kecap, boncabe, sambal trasi) semuanya beli ya (kemasan industri)

Isi tas saya hanya laptop, makanan kering buat cemilan, dokumen (buat jaga-jaga saya bawah print visa dan dokumen lainnya) sebenarnya tidak perlu karena visa sudah e visa.

Oya kalau TIKET PESAWAT harus di print ya, jadi jangan sampai lupa, tiket pesawat di print dulu sebelum ke bandara.

Saya berangkat dari Bandara Soekarno Hatta Cengkareng dan rumah saya di Bogor. Tiket saya jam 20:10 terbang. Karena saya takut macet dan tahu sendiri bogor kayak gimana macetnya, saya berangkat dari rumah jam 2 kurang 15 menit ke Pool damri di Botani Sequare, nyampe di pool damri jam 2 dan bis brangkat jam 2:15 kalau tidak salah. Sampai di Bandara CGK jam setengah 5 dan di sana sudah ada daftar pesawat yang mau terbang dan pesawat Qantas yang mau saya naiki sudah membuka layanan check-in. Oya untuk Qantas di CGK yaitu di terminal 2D.

Saya masuk, scanning koper dan tas, lanjut, dan masalahpun terjadi ketika saya check in bagasi. Ini salah saya, karena saya tidak bertanya dulu ke Qantas. Jadi bagasi saya dapat 40 KG itu dengan ketentuan dua koper bagasi, dan maksimal 1 koper bagasi itu beratnya 32 kg. Pas ditimbang di CGK ternyata beratnya 34 kg, harus bongkar deh koper saya. Ambil 2 kg barang taruh tas dan saya jinjing. Untung saja saya tidak penuhin tas gendong saya. Saya pikir ya pinginnya kan 1 koper saja, jadi tidak repot-repot gitu dan yang jelas saya juga cuman punya koper satu hahhaa.

Akhirnya selesai juga checkin dan tinggal nunggu, eh ternyata pas saya nunggu, saya ketemu dengan teman S2 saya dulu di Korea, namanya mas Anton, sekarang dia kerja di Jakartapost dan sedang ada tugas ke Melbnourne, pesawatnya sama, sama-sama transit di Sydney.

Service di Qantas lumayan lah untuk tiket saya yang ekonomi, ya standard, makanan juga standard. Pesawat tepat waktu ketika Boarding jam 19:15 tapi delay 40 menitan pas terbangnya alasannya karena trafik, jadi terbang  jam 9 kurang 15 menit malam padahal jadwalnya jam 20:10.

Pagi hari waktu Syedney, jam 06:15 di hari berikutnya saya mendarat dengan selamat di Sydney. Di Sydney saya harus ambil bagasi, declare, dan pemeriksaan imigrasi padahal saya di Sydney hanya transit. Alasanya adalah karena penerbangan selanjutnya ke Brisbane pakai penerbangan lokal dan di Brisbane sudah tidak ada pemeriksaan lagi.

Oya, tadi ketika di pesawat, anda juga diminta ngisi formulir buat declare, formulirnya seperti ini.

Formulir declare bandara Sydney Australia

Declare form ini sudah berbeda dari yang saya dapat di Internet waktu googling, dulu nomor 6 itu “any kind of food” jadi semua makanan harus di declare. Kalau sekarang hanya beberapa jenis makanan saja. Saya juga cukup tergelitik dengan nomor 9 yaitu jika anda bawa sepatu kotor habis main bola dan ada sisa tanahnya maka harus di declare hehe.

Intinya kenapa Aussie begitu ketat persoalan barang bawaan? kabarnya karena di sini kan juga mengembangkan sektor agraria, jadi takutnya orang yang datang bawa bakteri yang bisa membahayakan Australia begitu sih.

Saya sudah sering dapat informasi kalau pemeriksaan di imigrasi Australia itu ketat sekali, terutama terkait dengan barang bawaan. Untuk pengisian formulir, kalau anda ragu sebaiknya pilih yes dan pilih untuk declare daripada nanti repot belakangan. Jika anda bilang No padahal anda bawa barang itu dan ternyata ketahuan oleh petugas imigrasi maka resikonya adalah denda dan dendanya cukup mahal. Yang jelas petugas bandara di sini juga tidak menerima suap hahah.

Berikut ini langkah-langkahnya ketika tiba di bandara internasional Sydney.

  1. Tiba di bandara, ikuti petunjuk saja yaitu bagage claim.
  2. Ikuti petunjuk untuk ambil bagasi.
  3. Sebelum ambil bagasi nanti kita antre dulu di imigrasi seperti bandara pada umumnya, antrean ada yang untuk pemegang paspor australia, paspor bukan australia, dan sebagainya. Silahkan ikut antre yang bukan pemegang paspor australia.
  4. Selain paspor saya sudah menyiapkan e-visa yang saya print dan CoE (Confirmation of Enrollment) dan ternyata hanya paspor yang diperlukan. Paspor juga tidak dicap karena visanya sudah e-visa.
  5. Setelah di ijinkan masuk, udah langsung di depan tempat untuk ngambil bagasi, tunggu bagasi kita ketika ada ya tinggal ambil.
  6. Setelah ambil bagasi siapkan declare form yang sudah di isi tadi.
  7. Tunjukkan declare form ke petugas dan nanti kita akan di arahkan untuk ikut jalur berapa, jadi di situ ada banyak jalur, saya declare “medical herbs” karena saya bawa tolak angin. Dan teman saya mas anton declare “medicine” karena dia bawa promag hehe. kita ternyata pisah jalur.
  8. Pas declare ini ternyata…… Ada anjingnya. Jadi kita nanti maju dengan semua barang bawaan kita, yang maju sekitar 5 orang dengan barang masing-masing, kemudian petugas dengan membawa anjing menyuruh anjingnya menciumi semua barang bawaan orang-orang yang baris. Koper, yang saya jinjing, tas gendong saya, semuanya di endus oleh anjing hitam.
  9. Ibu-ibu di depan saya (* orang china), bawa sesuatu yg di jinjing dan anjingnya kelihatan suka banget, di cium-cium terus dan di cakar-cakar, kemudian petugas mengambil tasnya dan memeriksanya ternyata dia bawa makanan basah (entah apa itu) dan langsung di buang oleh petugas.
  10. Untuk barang-barang saya alhamdulillah lancar.
  11. Setelah selesai declare, kemudian lanjut ikuti petunjuk ke domestic flight (penerbangan domestik).

Ketika check ini bagasi di sini saya dapat masalah lagi. (* oya untuk tiket saya yg Sydney ke Brisbane sudah sekalian di cetak di CGK). Masalahnya adalah di timbangan menunjukkan bagasi saya 33 kg, yang aturannya maksimal 32 kg. Haduh, bongkar lagi deh bagasi saya 😦 Ambil lagi barang 1 kg saya jinjing akhirnya. Selanjutnya tinggal ikuti saja petunjuk dan nanti kita harus naik Bis ke terminal penerbangannya kalau tidak salah terminal 3.

Sudah deh, tunggu dan terbang ke Brisbane dari Sydney. Sampailah saya di Brisbane jam 10:30 dan yang jemput saya sudah menunggu di tempat pengambilan bagasi. Di Brisbane sudah tidak ada pemeriksaan apa-apa lagi.

Oya The University of Queensland memfasilitasi penjemputan untuk new internasional student dari bandara ke tempat tujuan dan itu free. Alhamdulillah, lumayan lah karena kalau biaya sendiri bisa sekitar 80 AUD.
Oke mungkin ini dulu sharing saya, mengenai perjalanan pertama saya ke Australia. Untuk tulisan-tulisan saya yang lain tentang kuliah di australia bisa di akses di sini.

Brisbane, 24 September 2017



=============================

Bagi yg tertarik dengan tulisan saya mengenai

  1. Study di Australia [Silahkan akses ke halaman ini]
  2. Traveling alias jalan2 di Australia termasuk tempat-tempat yg harus dikunjungi [Silahkan akses ke halaman ini]
  3. Vlog tentang Kuliah/Beasiswa di Australia dan di Korea, ttg jalan-jalan kami baik di Australia dan Korea [Silahkan akses ke channel Youtube kami: Alkwangju]

Dua halaman diatas adalah kumpulan tulisan-tulisan saya ttg study dan traveling di Australia. Semoga bermanfaat!